Ein Schließplan legt fest, wer welche Türen mit welchem Schlüssel oder Zutrittsmedium öffnen darf. Damit schafft er eine klare Übersicht über die Berechtigungen innerhalb einer Schließanlage und erleichtert sowohl die Planung als auch die spätere Verwaltung.
Besonders bei Mehrfamilienhäusern, Bürogebäuden, Gewerbeobjekten, Schulen oder größeren Betriebsstätten können zahlreiche Türen und unterschiedliche Nutzergruppen schnell unübersichtlich werden. Ein sauber erstellter Schließplan hilft dabei, notwendige Zugriffsrechte gezielt zu vergeben und unnötige Berechtigungen zu vermeiden.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, was ein Schließplan enthält, wie Sie ihn Schritt für Schritt erstellen und welche Fehler Sie bei der Planung vermeiden sollten.
Was ist ein Schließplan?
Ein Schließplan ist eine strukturierte Übersicht über die Türen, Schließzylinder und zugehörigen Schlüssel beziehungsweise Zutrittsmedien einer Schließanlage. Er zeigt, welche Person oder Personengruppe auf welche Bereiche zugreifen darf.
Bei einer mechanischen Schließanlage wird beispielsweise festgelegt, welcher Schlüssel bestimmte Zylinder schließt. Bei elektronischen oder mechatronischen Systemen werden stattdessen Benutzer, Transponder oder andere Identmedien mit entsprechenden Zutrittsrechten hinterlegt.
Ein Schließplan kann dabei als Tabelle, Matrix oder digitales Dokument geführt werden. Der grundlegende Zusammenhang lässt sich vereinfacht so darstellen:
Türen → Nutzergruppen → Berechtigungen → Schlüssel/Zutrittsmedien
Je größer eine Anlage ist, desto wichtiger wird eine eindeutige Dokumentation. Der Schließplan dient nicht nur bei der Erstplanung als Orientierung, sondern ist auch später bei Änderungen, Erweiterungen oder verlorenen Schlüsseln hilfreich.
Welche Informationen gehören in einen Schließplan?
Ein guter Schließplan sollte alle Angaben enthalten, die für die Zuordnung und spätere Verwaltung der Anlage relevant sind. Welche Informationen tatsächlich benötigt werden, hängt von der Größe und Art der Schließanlage ab.
1. Türen und Zugangspunkte
Beginnen Sie mit einer vollständigen Liste aller Türen und relevanten Zugangspunkte. Dazu können beispielsweise gehören:
- Haupteingang
- Wohnungstüren
- Büros
- Kellerräume
- Technikräume
- Lager
- Garagen
- Nebeneingänge
- Außentore
Vergeben Sie eindeutige Bezeichnungen oder Türnummern. Bei größeren Objekten können zusätzlich Informationen wie Etage, Gebäudeteil oder Raumbezeichnung sinnvoll sein.
2. Berechtigungsgruppen
Anschließend wird festgelegt, wer welchen Bereich betreten darf. Typische Gruppen können beispielsweise sein:
- Bewohner oder Mieter
- Hausverwaltung
- Hausmeister
- Reinigungspersonal
- Mitarbeiter
- Techniker
- Sicherheitsdienst
- Geschäftsführung
Dabei sollte nicht jeder Nutzer automatisch Zugriff auf alle Bereiche erhalten. Stattdessen werden nur die Türen zugeordnet, die für die jeweilige Aufgabe tatsächlich benötigt werden.
3. Schlüssel- bzw. Transpondernummern
Bei mechanischen Anlagen sollten Schlüssel eindeutig nummeriert und den entsprechenden Berechtigungen zugeordnet werden. Bei elektronischen oder mechatronischen Systemen können stattdessen Transponder, Karten, PINs oder andere Identmedien dokumentiert werden. Eine eindeutige Nummerierung erleichtert später die Verwaltung und Zuordnung.
4. Änderungshistorie
Ein Schließplan sollte nicht statisch betrachtet werden. Nutzer, Türen und Berechtigungen können sich verändern. Dokumentieren Sie deshalb beispielsweise:
- Datum der Änderung
- geänderte Tür oder Berechtigung
- ausgegebenes oder zurückgegebenes Medium
- verantwortliche Person
- Grund der Änderung
So bleibt nachvollziehbar, wie sich die Anlage im Laufe der Zeit verändert hat.
Schließplan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Alle Türen und Bereiche erfassen
Erstellen Sie zunächst eine vollständige Liste der Türen, die in die Schließanlage aufgenommen werden sollen. Notieren Sie dabei möglichst genau, welche Tür zu welchem Bereich gehört. Bei größeren Gebäuden empfiehlt sich eine eindeutige Türnummer.
Tipp: Planen Sie auch Türen ein, die möglicherweise erst später benötigt werden. Eine frühzeitige Berücksichtigung zukünftiger Erweiterungen kann spätere Anpassungen erleichtern.
Schritt 2: Nutzer und Rollen bestimmen
Ermitteln Sie anschließend, welche Personen oder Gruppen Zugang benötigen. Fragen Sie für jede Gruppe:
- Welche Bereiche müssen erreichbar sein?
- Welche Türen werden regelmäßig benötigt?
- Gibt es Bereiche mit eingeschränktem Zugang?
- Benötigt eine Person aufgrund mehrerer Aufgaben unterschiedliche Berechtigungen?
Diese Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für die eigentliche Schließmatrix.
Schritt 3: Zutrittsrechte festlegen
Jetzt wird jede Nutzergruppe den benötigten Türen zugeordnet. Ein einfaches Beispiel:
| Nutzergruppe | Haupteingang | Büro | Lager | Technikraum | Garage |
| Mitarbeiter | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Hausmeister | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Verwaltung | ✓ | ✓ | – | – | – |
| Techniker | ✓ | – | – | ✓ | – |
Die Tabelle zeigt auf einen Blick, welche Gruppe welche Bereiche betreten darf.
Bei einer mechanischen Anlage werden daraus die entsprechenden Schlüsselberechtigungen abgeleitet. Je nach Struktur können beispielsweise Einzelschlüssel, Gruppenschlüssel, Hauptschlüssel oder Generalhauptschlüssel eingesetzt werden.
Bei der Planung sollte immer das Prinzip gelten: so viele Berechtigungen wie erforderlich, aber nicht mehr als notwendig.
Schritt 4: Technische Angaben ergänzen
Neben den Berechtigungen können technische Informationen in den Schließplan aufgenommen werden. Dazu gehören je nach Anlage beispielsweise:
- Zylindertyp
- Zylindermaße
- Tür- oder Zylindernummer
- Schließfunktion
- Schlüsselnummer
- Anzahl der Schlüssel
- besondere Zylinderfunktionen
Bei elektronischen Anlagen kommen beispielsweise Transpondernummer, Zutrittsprofil oder weitere Angaben zum verwendeten Identmedium hinzu.
Wie Sie die passende Anlage auswählen und aufbauen, zeigen wir Ihnen in unserer Anleitung Schließanlage konfigurieren, Schritt für Schritt.
Schritt 5: Schließplan prüfen
Bevor die Anlage bestellt oder umgesetzt wird, sollte die Matrix sorgfältig kontrolliert werden. Prüfen Sie insbesondere:
- Hat jede Personengruppe die benötigten Zugänge?
- Bestehen unnötige Berechtigungen?
- Sind alle Türen erfasst?
- Sind Schlüssel und Zutrittsmedien eindeutig zugeordnet?
- Wurden besondere Bereiche ausreichend berücksichtigt?
- Ist die Anlage für mögliche Erweiterungen vorbereitet?
Bei größeren Projekten sollte die Planung mit den relevanten Verantwortlichen abgestimmt werden.
Schritt 6: Schließplan dokumentieren und aktuell halten
Nach der Umsetzung endet die Arbeit nicht. Neue Mitarbeiter, verlorene Schlüssel, zusätzliche Türen oder geänderte Aufgaben können Anpassungen erforderlich machen. Deshalb sollte der Schließplan zentral und geschützt aufbewahrt und bei jeder relevanten Änderung aktualisiert werden.
Schließplan bei mechanischen vs. elektronischen Systemen
Die Grundidee bleibt bei beiden Systemen gleich: Zutrittsrechte werden definiert und dokumentiert. Die technische Umsetzung unterscheidet sich jedoch.
| Merkmal | Mechanische Schließanlage | Elektronische Schließanlage |
| Zutrittsmedium | Schlüssel | Transponder, Karte, PIN etc. |
| Berechtigungsänderung | häufig physische Anpassung erforderlich | meist digital anpassbar |
| Dokumentation | Schlüssel und Zylinder | Nutzer und Identmedien |
| Zeitliche Berechtigungen | nicht ohne zusätzliche Technik | je nach System möglich |
| Verwaltung | stärker physisch geprägt | stärker softwaregestützt |
Bei elektronischen Systemen können Berechtigungen je nach eingesetzter Technik teilweise schneller geändert oder zeitlich begrenzt werden. Mechanische Systeme überzeugen dagegen durch ihre klassische, rein physische Funktionsweise.
Mehr zu den jeweiligen Vor- und Nachteilen erfahren Sie in unserem Beitrag Elektronische vs. mechanische Schließanlage. Einen Überblick über moderne Lösungen für die Verwaltung von Zutrittsrechten finden Sie in unserem Ratgeber zum Zutrittskontrollsystem.
Schließplan-Vorlage: Einfaches Beispiel
Für kleinere Anlagen kann bereits eine einfache Tabelle als Ausgangspunkt dienen:
| Tür/Nr. | Bereich | Nutzergruppe | Schlüssel/Transponder | Berechtigung |
| T01 | Haupteingang | Mitarbeiter | S01 | ✓ |
| T02 | Büro | Verwaltung | S02 | ✓ |
| T03 | Lager | Hausmeister | S03 | ✓ |
| T04 | Technikraum | Hausmeister/Techniker | S03/S04 | ✓ |
| T05 | Garage | Hausmeister | S03 | ✓ |
Bei umfangreicheren Anlagen sollte die Vorlage um technische Daten, Schlüsselhierarchien und eine Änderungshistorie erweitert werden.
Häufige Fehler bei der Schließplan-Erstellung
Alle Nutzer erhalten zu viele Berechtigungen
Ein häufiger Fehler besteht darin, den Zugang möglichst einfach zu gestalten und deshalb zu viele Türen mit einem Schlüssel oder Zutrittsmedium freizugeben. Besser ist eine bedarfsgerechte Rechtevergabe.
Türen werden nicht eindeutig bezeichnet
Unklare Bezeichnungen erschweren die spätere Verwaltung. Verwenden Sie deshalb eindeutige Tür- oder Raumbezeichnungen.
Erweiterungen werden nicht berücksichtigt
Wenn bereits bei der Planung absehbar ist, dass weitere Türen oder Nutzer hinzukommen, sollte dies möglichst früh berücksichtigt werden.
Änderungen werden nicht dokumentiert
Ein veralteter Schließplan kann genauso problematisch sein wie ein schlecht erstellter. Änderungen sollten deshalb zeitnah eingetragen werden.
Technische Daten fehlen
Nur die Information “Schlüssel X öffnet Tür Y” reicht bei größeren Anlagen häufig nicht aus. Relevante Zylinder- und Schließungsdaten sollten ebenfalls dokumentiert werden.
Schließplan erstellen lassen: Unterstützung von Tomkey
Ein durchdachter Schließplan schafft eine klare Grundlage für die Planung und Verwaltung Ihrer Schließanlage. Besonders bei größeren Gebäuden oder vielen unterschiedlichen Nutzergruppen kann die korrekte Zuordnung der Zutrittsrechte jedoch schnell komplex werden.
Tomkey unterstützt Sie bei der Planung und Erstellung eines passenden Schließplans, von der Erfassung der Türen und Nutzergruppen bis zur strukturierten Zuordnung der Berechtigungen.
Wenn Sie eine neue Schließanlage planen oder eine bestehende Anlage übersichtlicher organisieren möchten, können Sie eine kostenlose Erstberatung anfragen.
